Administration

Spelarregistrering och Datahantering (t.ex. FOGIS, IdrottOnline)

Noggrann och uppdaterad spelarregistrering är en grundläggande administrativ uppgift, avgörande för efterlevnad av fotbollsförbunden och för att få tillgång till viktig ekonomisk support.

• FOGIS (Fotbollens Gemensamma Informationssystem): Detta är Svenska Fotbollförbundets (SvFF) centrala system för att hantera spelarregistreringar, matchscheman och rapportera resultat.

• Lag som spelar 9v9 (vanligtvis från 13 års ålder) måste lämna in laguppställningar före matcher till både domaren och motståndaren, samt rapportera slutresultat för hemmamatcher via FOGIS.
• Spelarförteckningar måste läggas in i FOGIS före respektive match.
• Matchändringar för seriematcher måste överenskommas mellan berörda lag och sedan hanteras av hemmalaget i FOGIS.

• IdrottOnline: Detta är Riksidrottsförbundets (RF) system som används av idrottsföreningar för att hantera medlemmar och organisationer, samt för att ansöka om olika ekonomiska stödprogram, framför allt LOK-stöd.

• Alla idrottsföreningar som är anslutna till RF får kostnadsfri tillgång till IdrottOnline.
• Plattformen integrerar medlemsregister, organisationsstrukturer, folkbildningsadministration och ansökningsförfaranden, vilket skapar ett centraliserat och uppdaterat register över svensk idrott.
• Viktiga administrativa funktioner inkluderar medlemsadministration, LOK-stödsadministration (t.ex. skapa aktiviteter, närvaroregistrering via LOK-appen) och ansökan om andra ekonomiska bidrag.
• Systemet säkerställer säker inloggning (med Freja+) för användare som hanterar medlemsdata.
• Det är viktigt att notera att IdrottOnline planeras att ersättas av ett nytt verksamhetssystem i början av 2026.

• Lagsspecifik Datahantering: Enskilda lag ansvarar för att upprätthålla sina egna medlemsregister, vilka måste inkludera spelarnas personnummer, namn, adresser och länkade kontaktuppgifter till föräldrar. Nya medlemmar kan läggas till, och inaktiva medlemmar bör tas bort, med möjlighet till enkel återaktivering vid behov.

• Svenskalag.se: Här igenom sker det mesta av kommunikationen i Grebo IK. Kallelser, information, mail, LOK-stöd med mera sker via denna kanal.

Närvarorapportering och LOK-stöd

• LOK-stöd (Lokalt Aktivitetsstöd): Detta är ett vitalt statligt och kommunalt bidragssystem som specifikt är utformat för att stödja barn- och ungdomsidrott för deltagare i åldrarna upp till 25 år.

• Föreningar ansöker om LOK-stöd via IdrottOnline-systemet.
• Alla stödberättigade aktiviteter måste ha sin närvaro digitalt registrerad, varvid de insamlade siffrorna automatiskt överförs till ansökan.
• Deadlines: Ansökningar för vårens aktiviteter ska lämnas senast den 15 augusti, och för höstens aktiviteter senast den 15 februari. Sena ansökningar medför betydande avdrag på bidraget.
• Krav: För att vara berättigad måste aktiviteter vara minst 45 minuter långa, ledas av en ledare som fyllt 13 år, ha minst 3 och högst 15 deltagare per ledare, och äga rum utanför ordinarie skolschema. Alla deltagare måste vara registrerade föreningsmedlemmar.

• Närvarorapportering: Varje sammankomst för laget, inklusive träningspass, matcher, läger, föräldramöten och sociala aktiviteter, måste ha sin närvaro noggrant rapporterad. Detta görs vanligtvis genom att markera deltagare inom den schemalagda aktiviteten i svenskalag.se
• Konsekvenser av utebliven rapportering: Underlåtenhet att korrekt och i tid rapportera närvaro kan leda till betydande inkomstbortfall för föreningen, vilket direkt påverkar dess ekonomiska livskraft.

Tränings- och Matchdagsadministration

Planering och Bokning av Träningsanläggningar

Effektiv planering och bokning av träningsanläggningar är grundläggande för att säkerställa att laget har tillgång till lämpliga faciliteter för sin utveckling.

• Årsplanering: Huvudtränaren och lagledaren samarbetar för att upprätta en årsplan för träningar, matcher och cuper. Denna plan utgör grunden för att boka träningsanläggningar.
• Bokningsansvar: Lagledaren (eller en annan utsedd person) ansvarar för att önska hos ansvarig och registrera träningstider, spelplaner och omklädningsrum. Det är också lagledarens ansvar att avboka tider om de inte används.
• Klubbens Roll: Föreningens ungdomssansvarig ansvarar för att information om träningstider distribueras till lagledningen.
• Material och Utrustning: Materialförvaltaren eller tränaren säkerställer att rätt material finns på plats vid träningen, inklusive koner, västar, bollar och medicinväska. 
• Anläggningens Kvalitet: En välskött och trygg idrottsplats med bra skyltning, belysning och rena omklädningsrum är viktig för spelarnas välbefinnande och trivsel.

Matchschemaläggning (Seriespel, Cuper, Träningsmatcher)

Matchschemaläggning är komplexa administrativa uppgifter som kräver noggrannhet och samarbete för att säkerställa att alla matcher genomförs enligt plan.

• Seriespel:

• Lagledaren ansvarar för att planera och registrera hemmamatchernas speldagar och tider i FOGIS med samråd med ungdomsansvarig. 
• Spelarförteckningar måste läggas in i FOGIS före varje match.
• Matchändringar för seriematcher måste överenskommas mellan berörda lag och sedan ändras i FOGIS av hemmalaget. Det är viktigt att hemmalaget meddelar både gästande lag och domare om godkända ändringar.
• Resultatrapportering för hemmamatcher sker via internet eller SMS till FOGIS.

• Cuper:

• Lagledaren ansvarar för att anmäla laget till cuper.
• Klubben uppmuntrar deltagande i cuper och kan ge stöd för aktiviteter som syftar till sport eller sammanhållning, vilket kan användas för cupavgifter och boende. Alla lagmedlemmar bör få möjlighet att delta.
• Anmälan till cuper hanteras direkt av varje lag med cuparrangörerna.

• Träningsmatcher: Varje lag bokar sina egna träningsmatcher.
• Matchdagskommunikation: Lagledaren kallar spelare till match och informerar huvudtränaren om eventuell frånvaro. För bortamatcher kontrollerar de motståndarlagets tröjfärg, bekräftar spelplats och tid, samt ordnar gemensam samling och transport.

Material & Underhåll

Korrekt hantering av material och utrustning är avgörande för att säkerställa att spelarna har de resurser de behöver för träning och match, samt för att upprätthålla en säker miljö.

• Ansvarsfördelning: Lagen tränare ansvarar för att materialet runt träningar och matcher är välorganiserat och att personen är noggrann och strukturerad.
• Inventering och Inköp: Lagens tränare/lagledare ansvarar för hela lagets behov av material, matchställ och sjukvårdsmateriel. De är lagets kontaktpersoner mot styrelsens materialansvarig, ser till att materialet är uppdaterat och fräscht, ger stöd och ser till att rätt material finns vid träningar och match, samt lämnar förslag på vad som behöver köpas in. 
• Klubbens Policy: Allt material tillhör ofta respektive klubbstuga och får inte flyttas mellan klubbstugor eller tas bort från anläggningen för matcher. Om bollar förloras är laget ansvarigt för att ersätta dem. Matchställ lånas ut för en förutbestämd tid och roteras sedan till yngre åldersgrupper.
• Ledarkläder: Ledare förväntas använda klubbens träningskläder under träning och match. För att vara berättigad till ledarkläder kan det krävas att man är aktiv under en viss procent av träningar och matcher och har lämnat in ett registerutdrag.
• Sjukvårdsmaterial: Laget ska ha en  sjukvårdsväska om något händer. Tränare förväntas ha grundläggande kunskap inom HLR.

Intern Kommunikation inom Tränar- och Ledarstab

Klar och regelbunden kommunikation är avgörande för att tränar- och ledarstaben ska kunna arbeta som en enhet och effektivt stödja laget.

• Samarbete: Huvudtränaren och assisterande tränare måste kommunicera med varandra både inför säsongen och under pågående träningar för att planera, genomföra och utvärdera träningar och matcher. Lagledaren upprättar årsplanen tillsammans med tränarna.
• Tydliga Roller: Tydliga rollfördelningar är viktiga för att undvika att någon uppgift blir för tidskrävande och för att säkerställa att alla vet vad som förväntas.
• Feedback och Utvärdering: Kontinuerlig utvärdering tillsammans med ledarteamet och spelarna är en del av tränarens ansvar. Assisterande tränare bidrar med individuell feedback till spelare och analyserar matcher.
• Digitala Verktyg: Digitala plattformar underlättar kommunikationen inom ledarstaben och med hela klubben. De möjliggör delning av meddelanden, videor, statistik och träningsplaner, samt skapar gruppchattar för effektiv informationsspridning. Säker kommunikation, särskilt mellan minderåriga och vuxna, kan övervakas för att säkerställa en trygg digital miljö.
• Ledarutveckling: Föreningar satsar på utbildning för sina ledarteam för att skapa en starkare grund för långsiktigt utvecklingsarbete och säkerställa att alla ledare arbetar utifrån samma principer och riktlinjer. Detta främjar en gemensam förståelse för klubbens modell och stärker samarbetet mellan olika delar av klubben.

Efterlevnad av SvFF:s Riktlinjer och Licenskrav

Efterlevnad av SvFF:s riktlinjer och licenskrav är avgörande för att säkerställa kvalitet, trygghet och enhetlighet inom svensk fotboll.

• Tränarutbildning: SvFF har ett tränarprogram med fem steg, från grundläggande SvFF D till UEFA Pro, för att säkerställa kompetenta ledare. UEFA B-licens kräver UEFA C-licens och sex månaders tränarerfarenhet. För huvudtränare i herr div. 2 och dam div. 1 krävs UEFA B-licens från 2025. För assisterande tränare på professionell nivå kan UEFA A-licens och ett års erfarenhet krävas för att söka UEFA Pro. Specialistutbildningar som SvFF Fotbollsanalys och SvFF Fotbollsfys kräver UEFA B-licens.
• Spelarutbildningsplanen: Syftet med spelarutbildningsplanen är att hjälpa föreningar och ledare att skapa förutsättningar för långsiktig utveckling och livslångt fotbollsintresse. Den ger råd om vad, varför, hur och när man ska lära sig olika moment, anpassat efter barnens fysiska, psykiska och kognitiva utvecklingsnivå.
• "Fotbollens spela, lek och lär": Detta är en gemensam tanke för all barn- och ungdomsfotboll i Sverige, med riktlinjer som "Fotboll för alla", "Barns och ungdomars villkor", "Fokus på glädje, ansträngning och lärande", "Hållbart idrottande" och "Fair Play".
• Trygga Miljöer: SvFF arbetar med att utveckla trygga matchmiljöer och motverka psykisk ohälsa. Detta inkluderar insatser mot matchfixning och skadeförebyggande åtgärder. Föreningar måste säkerställa att ledare visar ett begränsat registerutdrag vid arbete med barn och ungdomar för att säkerställa trygghet.
• Administrativa Rutiner: SvFF har som mål att bli mer effektiva genom digitalisering och prioritering för att frigöra mer tid för att stötta föreningar. Detta inkluderar att minska distriktens administration och öka SvFF:s förståelse för distriktens förutsättningar. Klubbarna måste följa strikta regler för LOK-stöd, fakturahantering och resebokningar.

Främjande av en Positiv och Trygg Lagmiljö

Administrativa åtgärder är avgörande för att skapa en positiv och trygg miljö som främjar spelarnas välbefinnande och långsiktiga engagemang i fotbollen.

• Ledarskapets Roll: Gott ledarskap och inspirerande tränare får barn och ungdomar att känna sig uppskattade och fortsätta längre med fotboll. Ledare ska vara goda förebilder och kommunikatörer , samt visa respekt för domare, med- och motspelare.
• Fokus på Glädje och Utveckling: Verksamheten ska präglas av glädje, motivation och utveckling. Särskilt i ungdomsfotboll är det viktigt att fokusera på spelarnas långsiktiga utveckling snarare än kortsiktiga resultat. Träningar ska vara roliga och varierande, med fokus på rörelseglädje och lek.
• Inkludering och Jämställdhet: Fotboll ska vara en inkluderande idrott där alla är välkomna, oavsett fotbollsmässig utveckling. SvFF strävar efter ökad jämställdhet, mångfald och inkludering, med mål om en 40/60-fördelning inom SvFF och distrikten.
• Disciplin och Värdegrund: Ledare ska aktivt motverka mobbning och främlingsfientlighet. Klubbens värderingar, som ambition, glädje, Fair Play och "Människan före spelaren", ska genomsyra verksamheten. Huvudtränaren har ett ansvar för att hantera disciplinära problem och forma laget både på och utanför planen.
• Föräldrarnas Roll: Föräldrar är en förutsättning för att laget ska fungera. De ska stötta och uppmuntra sina barn, men överlåta coachningen till tränarna. Föreningen uppmuntrar föräldrar att delta i föräldragrupper för att stärka lagandan och underlätta föräldrainsatser.

Slutsats: Strategisk Administration för Hållbar Lagutveckling

För att säkerställa långsiktig hållbarhet och spelarutveckling måste föreningar prioritera:

1. Tydliga Rollfördelningar och Delegation: För att undvika överbelastning av ideella krafter, särskilt lagledare, är det avgörande att tydligt definiera administrativa ansvarsområden och aktivt främja delegation och delat ansvar inom ledarstaben.
2. Investering i Digital Kompetens: Kontinuerlig utbildning i digitala system som FOGIS och IdrottOnline är nödvändig för all administrativ personal för att säkerställa korrekt rapportering, efterlevnad och tillgång till vitala bidrag som LOK-stöd.
3. Holistisk Spelarutveckling: Administrativa processer måste aktivt stödja spelarnas välbefinnande och långsiktiga engagemang. Detta inkluderar strukturerad individuell feedback, en trygg miljö och en kultur som värdesätter glädje och utveckling över kortsiktiga resultat.
4. Stärkt Intern Kommunikation: Effektiv kommunikation mellan alla delar av ledarstaben och klubbledningen är avgörande för att skapa en enhetlig vision, lösa problem proaktivt och säkerställa att sportsliga och administrativa mål är synkroniserade.